Jumat, 12 November 2010

How Much Stock ?


Sore tadi sempet chat via Facebook dengan rekan yang mengelola bisnis apotek di Banjarmasin, kesana kemari asyik ngobrolin masalah Out Of Stock atau Ora Ono Stok :) alias OOS. Rekan ini adalah pengelola sebuah apotek chained berlabel biru. Dari obrolan tersebut, koq akhirnya terpikir kalau masalah inventory management ini, sepertinya memang tema yang menarik untuk disajikan buat para blogger pelanggan setia gerai BISNIS APOTEK. Semoga sajian ini memberikan nutrisi bagi blogger sekalian...Rekan saya di Banjarmasin, semoga ini bisa menjawab gundah gulana hatimu, hehehe...(See tomorrow at Banjarmasin, friend !).
Pada tahun 1998, Christoper pernah bilang gini : " all mistake in a forecasting end up as an inventory problem, wether too much or too little ? ". Memang benar, yang namanya forecasting (proyeksi) rumusnya = TAK PASTI !. Memproyeksikan masa depan memang susah untuk ditebak kepastiannya. Karena forecasting ini juga tidak ada kepastiannya, maka yang perlu dilakukan adalah mengurangi ketergantungan pada forecasting itu sendiri dan bergeser pada posisi demand-driven, daripada forecast-driven. Maksud dari kalimat tersebut bukan berarti forecast tidak ada artinya sama sekali, namun perlu digeser paradigmanya, bahwa forecast diperlukan pada hal - hal yang umum saja, pembuatan forecast harus berlandaskan pada demand, dan forecast dirancang dengan menyesuaikan perkembangan & perubahan pasar. Ingat, bahwa tujuan melakukan forecast ini adalah untuk menyeimbangkan antara biaya dan ketersediaan barang (cost VS availability), agar selama bisnis apotek buka pasien tidak dikecewakan dengan OOS (Ora Ono Stok, hehe). Jika demikian, maka bagaimanakah cara agar demand-driven selaras dengan forecast-driven ? Ada beberapa langkah berikut yang layak untuk diperhatikan :

1. Sales Hystoritical Datas
Ini merupakan ruh untuk menggambarkan tren penjualan di bisnis apotek, sehingga untuk forecast di masa mendatang lebih mudah. Sering terjadi salah kaprah, bahwa semakin banyak data semakin baik dan yang penting kan hasil akhir ! Jika hal itu terjadi, yang ada malah justru sebaliknya, semakin banyak data semakin pusing dan hasil akhir yang baik belum tentu dari proses yang baik. Fokuskan pada sales hystorytical datas saja, yang minimal meliputi : kondisi umum, kondisi adanya trade promotion / perlakuan khusus, dan seasional dealing.

2. Lead time
Jangan sampai salah dalam memahami lead time, bahwa definisi lead time adalah rentang waktu yang dibutuhkan dalam pengadaan barang / obat pada bisnis apotek, mulai dari penulisan SP (Surat Pesanan) hingga barang / obat yang dipesan telah diterima di apotek. Jadi, perjalanan dari semenjak : SP ditulis - credit limit & over due cecking (cek batas kredit & keterlambatan bayar) - receipt (entry dalam sistem) - facturing (proses fakturisasi) - preparing (penyiapan) - loading (muat) - delivery (pengiriman) - dan berakhir pada penerimaan barang merupakan makna lead time yang sesungguhnya. Kesimpulannya, lead time TIDAK SAMA DENGAN waktu pengiriman, dan tidak dihitung mulai barang / obat di antar ke apotek.
3. Day Of Inventory
Maksud days of inventory adalah berapa lama stock barang / obat harus disimpan. Dasar perhitungannya adalah perbandingan kondisi stok barang atau obat dengan rata - rata penjualan periodik. Seringkali day of inventory diukur berdasar nilai penjualan saja, ini adalah jalan yang salah.

4. Safety Stock
Safety stock dapat diartikan sebagai stok minimal yang harus tersedia di apotek. Stok ini sebagai jaminan selama barang sedang dikirim oleh helper logistic PBF (Pedagang Besar Farmasi) ke apotek, maka proses penjualan masih dapat berlangsung. Terkadang masih sering terjadi kesalahan bahwa safety stock hanya untuk barang / obat fast moving saja.

5. Re Order Point
Artinya adalah titik kondisi barang / stok obat dimana apotek sudah meminta alokasi pengiriman barang / obat kembali sebelum stok-nya kosong.

6. Stock level
Stok level merupakan titik ketersediaan stok yang harus ada di apotek. Ini sebenarnya mirip dengan Day Of Inventory, namun lebih terperinci item - itemnya. Tidak mungkin bahwa setiap barang / obat akan memiliki stok level yang sama.

7. Delivery
Sebagai puncaknya, pengiriman barang / obat yang perlu diperhatikan karena memiliki peranan sangat penting. Maka semakin tinggi akurasi pengiriman barang, akan rendah pula resiko kesalahan sediaan barang  / obat.

Setelah membaca ini, silahkan di review ulang inventory management yang ada pada bisnis apotek yang sedang dijalankan. Selanjutnya : "Hi.....How Much Stock ? ".

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar